L’ère en ligne signifie que nous faisons beaucoup de choses à l’aide de gadgets, où que nous soyons. Il est donc très important de créer un espace de travail collaboratif pour que votre équipe puisse atteindre ses objectifs avec succès. Les tâches doivent aussi souvent être réalisées en équipe. Aujourd’hui, un espace de travail collaboratif est aussi un environnement virtuel. Découvrons comment créer votre propre écosystème ou bureau en ligne pour travailler efficacement et confortablement.
Lorsque vous créez un espace de travail collaboratif où les employés peuvent interagir en ligne, vous devez choisir les bons outils logiciels. Le marché actuel des logiciels de collaboration offre de nombreuses options différentes, y compris des solutions bien connues telles que Google Workspace et Microsoft 365. Malgré leurs nombreuses fonctionnalités, ces outils ne sont pas le meilleur choix pour les équipes et les entreprises soucieuses de la confidentialité des données. Une autre question est celle du coût. Google n’a pas de plan complet gratuit et Microsoft augmente constamment ses prix.
Si vous souhaitez organiser votre espace de travail, vous devez tenir compte des principaux facteurs propres à chaque espace de travail virtuel. Décrivons-en quelques-uns.
Gestion de documents
Lorsque les membres d’une équipe travaillent dans des lieux différents, la collaboration documentaire avec des copies interminables de documents envoyés par courrier électronique ne répond pas aux besoins en temps réel. Les logiciels de collaboration permettent aux employés hybrides de coéditer ensemble des fichiers partagés, de se mettre d’accord sur les questions critiques et de progresser en permanence en temps réel.
ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique open-source totalement compatible avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. Elle peut être utilisée dans le cloud, déployée sur un serveur distinct ou accédée une application de bureau gratuite pour Windows, Linux et macOS.
ONLYOFFICE Docs a beaucoup à offrir en matière de collaboration documentaire en temps réel.
Lorsque vous collaborez en mode rapide, vous voyez instantanément les modifications apportées par vos co-auteurs. Vous pouvez également opter pour le mode Strict pour verrouiller un paragraphe et le modifier en privé – toutes les modifications seront visibles après l’enregistrement uniquement.
Ce qui rend ONLYOFFICE Docs remarquable est la gestion flexible des accès. Vous pouvez facilement configurer l’accès à vos documents en choisissant parmi les modes édition, révision, commentaire seulement, visualisation et remplissage de formulaire.
De plus, ONLYOFFICE Docs vous permet de suivre les modifications apportées par d’autres co-auteurs ainsi que de sélectionner et de restaurer toute version précédente d’un document d’un simple clic. Laisser des commentaires, étiqueter d’autres utilisateurs et communiquer en temps réel via le chat intégré – tout cela rend la collaboration en ligne aussi facile que possible.
Les formulaires ONLYOFFICE sont un autre atout de la suite. Il s’agit de fonctionnalités supplémentaires incluses dans un traitement de texte. En effet, il n’est pas nécessaire de créer le texte d’un document dans une application distincte, puis de le mettre en forme et d’ajouter des champs à remplir dans un autre programme. Son avantage est que vous ne devez pas acheter et installer d’applications supplémentaires comme Adobe Acrobat, par exemple.
Sécurité avancée
Pour toute entreprise, la sécurité des données est primordiale, car beaucoup travaillent avec des documents sensibles tels que des contrats juridiques et des rapports d’activité. Pour éviter les fuites de données et les accès non autorisés, l’outil de collaboration documentaire doit comporter un ensemble de fonctions de sécurité. Par exemple, l’authentification unique, l’authentification à deux étapes, le chiffrement des données et les sauvegardes permettent de sécuriser au maximum vos documents.
Étant la suite bureautique auto-hébergée, ONLYOFFICE Docs vous permet de conserver toutes les informations au sein de votre réseau. De plus, aucune donnée personnelle n’est stockée sur les serveurs d’ONLYOFFICE, ce qui garantit une totale confidentialité.
ONLYOFFICE Docs utilise également JSON Web Token pour protéger vos documents contre tout accès non autorisé. L’activation du protocole HTTPS permet de crypter le trafic en transit. De plus, vous pouvez restreindre les options de copie, de téléchargement et d’impression pour plus de sécurité.
Communication en temps réel
Pour que tous les membres de votre équipe soient informés et connectés, vous devez vous assurer que tous les canaux de communication sont ouverts et facilement accessibles. Les outils de communication en temps réel permettent aux équipes de publier des messages au sein de groupes pertinents, ce qui permet aux employés hybrides de contribuer à une conversation ou de rattraper les messages précédents, même s’ils ne sont pas disponibles en temps réel. Ils offrent également des discussions en face à face par le biais d’appels audio ou de chats vidéo hébergés sur Internet.
ONLYOFFICE Docs donne la possibilité de connecter les services de communication directement dans l’interface des éditeurs. Parmi les exemples les plus pratiques pour la collaboration Telegram, Jitsi, Rainbow qui assure la communication instantanée.
Gestion de projets
Les travailleurs hybrides sont souvent impliqués dans plusieurs projets, ce qui rend difficile le suivi de toutes les modifications apportées. Rester organisé est encore plus difficile lorsque certains membres de l’équipe sont éloignés. Les outils de gestion de projet permettent de suivre les feuilles de route des projets en temps réel grâce à des tableaux de bord en ligne. Ainsi, les employés qui ne sont pas au bureau peuvent savoir quelles tâches leur ont été attribuées et quel est le statut de toutes les autres tâches du projet.
Une plateforme de productivité native pour les éditeurs d’ONLYOFFICE Workspace. Grâce à son module Projets, vous pouvez créer des projets individuels et collectifs et suivre leur évolution. Pour garder tout sous contrôle, vous pouvez créer des tâches avec des sous-tâches et des jalons et les attribuer à des utilisateurs responsables. Chaque tâche a un statut qui vous permet de voir facilement ce qui est fait et ce qui est en cours. Les diagrammes de Gantt peuvent vous aider à analyser l’avancement de chaque projet.
ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique flexible, car elle est capable d’intégration. Cela vous permet de le connecter à la plateforme que vous utilisez déjà dans votre entreprise : Jalios, Maarch Courrier, Pydio, Talkspirit, GoFast, eXo, Seafile, Drupal, Nuxeo, Plone, etc.
Conclusion
Construire un bureau en ligne collaboratif n’est pas facile. Il existe de nombreuses offres sur le marché qui peuvent ne pas vous convenir en raison de leurs caractéristiques, de leur compatibilité ou de leur disponibilité. À cet égard, l’idée de faire une solution flexibles à partir de quelques-uns est une bonne solution. ONLYOFFICE offre une solution pratique, que vous pouvez intégrer aux plateformes de productivité et obtenir ce dont vous avez besoin.
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